Notes w kratkę i ołówek na ciemnym biurku, przygotowanie do rozmowy o kosztach

Ubezpieczenie grupowe a koszty i ZUS pracodawcy

PrzezMichał B. Fedor

Pytanie o podatki i ZUS przy grupówce pada rzadko. Wraca w firmach, w których takiej umowy jeszcze nie było, i wtedy jest zasadne: księgowość pyta o dwie rzeczy, czy składka jest kosztem i co z tego wynika dla wynagrodzeń. Ten tekst opisuje, jak wygląda ta część tematu od strony pracodawcy: co mówią przepisy o kosztach firmy, dlaczego wartość składki jest przychodem pracownika, kiedy odpada podstawa składek ZUS i kto w firmie powinien te pytania rozstrzygać. Jeżeli szukasz najpierw rzędu wielkości składki, mam osobny tekst o tym, ile kosztuje ubezpieczenie grupowe na pracownika.

Ubezpieczenie grupowe a koszt pracodawcy

Ustawa wyłącza składki opłacone przez pracodawcę z kosztów uzyskania przychodu, ale robi wyjątek dla typowej ochronnej grupówki po łącznym spełnieniu trzech warunków. Wartość składki jest jednocześnie przychodem pracownika. Jeśli w firmie nie ma jeszcze takiej umowy, zacznij od zebrania przy stole księgowej, kadr i doradcy podatkowego.

Spis treści

Kluczowe wnioski

Decyduje pracodawcaTo firma ustala, komu i którą część składki finansuje. Można sfinansować całość, część albo wybrane elementy ochrony, na przykład te związane z wypadkiem przy pracy
Ochrona dopasowana do działówW jednej umowie da się ułożyć podgrupy: inne sumy dla magazynu i kierowców, inne dla administracji. Im większy zakład, tym więcej takich możliwości
Czas po stronie firmyWstępną ofertę układa się w kilka godzin rozmowy, a przy dobrze rozpoznanych potrzebach zespołu nawet w godzinę. Resztę procesu po stronie ubezpieczenia prowadzę ja
Koszt firmyPrzepis wyłącza składki z kosztów uzyskania przychodu, chyba że spełnione są łącznie trzy warunki dotyczące rodzaju ryzyka, uprawnionego do świadczenia i konstrukcji umowy przez pięć lat
Przychód i ZUSSkładka finansowana przez pracodawcę jest przychodem pracownika. Wyłączenie jej z podstawy składek ZUS wymaga łącznie podstawy w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo przepisach o wynagradzaniu oraz częściowej odpłatności pracownika
ZastrzeżenieStan prawny na 1 sierpnia 2026 r. To treść edukacyjna o obowiązujących przepisach, nie porada podatkowa. Swoją sytuację potwierdź z księgowym lub doradcą podatkowym

Kto w firmie odpowiada za którą część tematu

Zaczynam od tego, bo to jest jedyna część, którą naprawdę biorę na siebie. Specjalizuję się w ubezpieczeniach: potrafię ułożyć ochronę dopasowaną do ryzyk konkretnego zakładu pracy i poprowadzić wdrożenie tak, żeby nikogo nie zaskoczyło. Nie jestem doradcą podatkowym i nie rozstrzygam za firmę kwestii podatkowych. Mówię to prezesom wprost na pierwszym spotkaniu, bo to oszczędza wszystkim czasu.

Dlatego przy nowej umowie proszę, żeby do rozmowy wszedł doradca podatkowy firmy, a w większych zakładach to standard, że taka osoba jest. Chodzi o to, żeby ktoś odpowiedzialny za tę warstwę powiedział, co i jak firma rozlicza, zanim cokolwiek ruszy. Obok niego potrzebni są księgowość, kadry i płace oraz osoba, która na co dzień rozmawia z pracownikami. Powstaje z tego mały projekt i to jest najzdrowsza forma, jaką znam.

Podział ról ma jeszcze jedną zaletę: wyzwania przestają być czyjąś prywatną sprawą. Kiedy kadry mówią, że zejdzie im na tym tydzień, a księgowość chce sprawdzić sposób rozliczenia, to nie są przeszkody, tylko punkty do ustawienia w harmonogramie. Wdrożenia grupówki nie zrobi za nikogo żaden system: to projekt, w którym ludzie muszą ze sobą rozmawiać otwarcie, oczywiście w granicach tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wdrożenie grupówki: podział ról Kto rozstrzyga którą część nowej umowy w firmie Właściciel albo zarząd decyduje o zakresie ochrony i o tym, którą część składki finansuje firma Doradca ubezpieczeniowy dobiera ochronę do ryzyk w zakładzie pracy i prowadzi wdrożenie Księgowość i doradca podatkowy rozstrzygają kwalifikację kosztu i zgodność rozwiązania z przepisami Kadry i płace deklaracje, potrącenia z wynagrodzenia, bieżąca komunikacja z zespołem Start ochrony każdy pracownik wie, do kogo dzwonić, gdy coś się wydarzy Podział ról to praktyka wdrożeniowa, nie wymóg przepisu. ubezpierniczenia.pl konkretnie o ubezpieczeniach

Składka jako koszt firmy: co mówi ustawa

Konstrukcja przepisu bywa zaskoczeniem, bo działa odwrotnie, niż podpowiada intuicja. Zasadą jest wyłączenie: składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu umów ubezpieczenia na rzecz pracowników co do zasady nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. Dopiero dalej ustawa opisuje wyjątek, w który wpisuje się typowa ochronna grupówka (art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT, a dla firm rozliczających podatek dochodowy od osób fizycznych art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy o PIT w tym samym brzmieniu).

Wyjątek działa, gdy trzy przesłanki są spełnione jednocześnie. Pierwsza dotyczy rodzaju ryzyka: umowa musi obejmować ryzyka z działu I grup 1, 3 i 5 albo z działu II grup 1 i 2 załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej, czyli ubezpieczenie na życie, także w wariancie z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, oraz wypadkowe i chorobowe jako jego uzupełnienie. Druga: uprawnionym do świadczenia nie może być pracodawca, tylko ubezpieczony albo wskazana przez niego osoba. Trzecia: przez pięć lat, licząc od końca roku zawarcia lub odnowienia umowy, umowa wyklucza wypłatę wartości odstąpienia, zastaw praw z umowy oraz wypłatę z tytułu dożycia oznaczonego wieku.

W interpretacji indywidualnej z 23 maja 2022 r. (0111-KDIB2-1.4010.569.2021.1.PB) Krajowa Informacja Skarbowa uznała, że przesłanki działają łącznie, a odpadnięcie choćby jednej z nich odbiera prawo do zaliczenia składek do kosztów. Nad tym stoi jeszcze zasada ogólna: wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania ich źródła. Organy akceptowały tu uzasadnienie oparte na funkcji motywacyjnej ubezpieczenia, na argumencie rekrutacyjnym i na ograniczeniu rotacji.

Poza wyjątkiem zostają ubezpieczenia posagowe i zaopatrzenia dzieci oraz rentowe, czyli grupy 2 i 4 działu I. Firmy, która finansuje pracownikom ochronę życia, dotyczy też inny mechanizm: pracodawca może zostać zwolniony z wypłaty odprawy pośmiertnej, w części albo w całości, zależnie od wysokości świadczenia z polisy (art. 93 Kodeksu pracy). Warunkiem jest to, żeby świadczenie trafiło do osób uprawnionych do odprawy, a ustawia się to w umowie grupowej przy jej zawieraniu.

Przychód pracownika i sprawa składek ZUS

Druga strona tego samego tematu dotyczy wynagrodzeń. Przychodem ze stosunku pracy są także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość świadczeń nieodpłatnych i częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Ustawa nie przewiduje zwolnienia dla składki na grupówkę finansowanej przez pracodawcę, więc zakład pracy jako płatnik dolicza jej wartość do podstawy opodatkowania. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 maja 2025 r. (II FSK 1068/22) stwierdził, że składki opłacane przez pracodawcę stanowią przychód pracownika w momencie ich wpłaty.

Skoro jest to przychód, wchodzi też co do zasady do podstawy wymiaru składek ZUS. Rozporządzenie składkowe przewiduje jednak wyłączenie dla korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 316). Warunki są dwa i muszą wystąpić razem: podstawa w akcie prawa wewnątrzzakładowego oraz częściowa odpłatność pracownika. Przy pełnym finansowaniu składki przez pracodawcę to wyłączenie nie działa.

Wokół drugiego warunku toczy się spór, o którym uczciwie jest wspomnieć. Sąd Najwyższy w wyroku II BU 5/16, wydanym w sprawie dotyczącej zakwaterowania pracowników, ale na tle tego samego przepisu, uznał, że odmienna wykładnia prowadziłaby do sytuacji, w której dla uniknięcia oskładkowania wystarczyłoby wpisanie do regulaminu symbolicznej odpłatności, co miałoby stworzyć pozory zakupu po cenach niższych niż detaliczne. Opisuję tu konstrukcję przepisu i spór wokół niej, a nie sposób postępowania dla konkretnej firmy. Jak ustawić tę część u siebie, rozstrzyga księgowość razem z doradcą podatkowym.

Jedno rozróżnienie ratuje przed najczęstszym pomieszaniem pojęć. Zapis w regulaminie wynagradzania jest elementem konstrukcji wyłączenia ze składek ZUS, natomiast nie jest warunkiem uznania składki za koszt firmy. To dwie różne sprawy z dwóch różnych aktów prawnych i mieszanie ich w jedno zdanie kończy się błędnym wnioskiem.

Ile finansuje firma, ile pracownik

To jest ta część, w której decyduje wyłącznie pracodawca, i moim zdaniem najważniejsza wiadomość całego tekstu. Firma sama ustala, czy finansuje ochronę w całości, w części, czy zostawia ją pracownikom. Z moich rozmów wynika, że najczęściej pracownik dopłaca do składki, ale proporcje bywają bardzo różne i zależą od tego, jak firmie idzie i jak chce wyglądać na rynku pracy.

Elastyczność sięga dalej, niż większość właścicieli zakłada. Pracodawca może sfinansować nie całą składkę, tylko wybrany fragment ochrony. Zakład, w którym ludzie pracują przy ciężkich maszynach, może wziąć na siebie część dotyczącą trwałego inwalidztwa i leczenia powypadkowego, zostawiając pracownikowi decyzję o rozszerzeniach rodzinnych. W jednej umowie da się też ułożyć podgrupy: inne sumy dla magazynu, inne dla kierowców w trasie, inne dla administracji i zarządu. Im większy zakład, tym dalej można pójść w takim różnicowaniu. Więcej o dopasowaniu zakresu do specyfiki pracy napisałem w tekście o tym, jak dobrać ubezpieczenie do branży.

Ubezpieczenie grupowe konkuruje dziś w firmach z całą półką innych benefitów: pakietami medycznymi, kartami sportowymi, platformami wsparcia psychologicznego. Różnica polega na tym, że grupówka jest jedynym z nich, który wypłaca pieniądze wtedy, gdy w rodzinie dzieje się coś poważnego. Skalę widać w danych rynkowych: według Polskiej Izby Ubezpieczeń 14,3 mln z 25,5 mln czynnych polis na życie w 2025 roku stanowiły umowy grupowe. Dlatego przy układaniu zakresu pilnuję jednego: żeby umowa nie była nudna. Grupówka z wąskim katalogiem świadczeń, z której nikt nie korzysta, jest najgorszą wersją tego benefitu.

Papierologia, której wymaga wdrożenie

Wbrew obawom formalna strona sprawy jest przewidywalna, bo w mojej praktyce nie trafiłem na księgową, która rozliczałaby grupówkę pierwszy raz. Ta, która widzi taką umowę po raz pierwszy, potrzebuje ustaleń od doradcy podatkowego: co firma zalicza do kosztów, co dolicza pracownikom do przychodu i jak to wygląda w miesięcznym rozliczeniu. Reszta jest rutyną.

Usługi ubezpieczeniowe są zwolnione z podatku od towarów i usług (art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT), więc firma nie dostaje faktury z podatkiem naliczonym, a dokumentem potwierdzającym umowę jest polisa. Koszt ujmuje się w księgach rachunkowych w roku, którego dotyczy, niezależnie od terminu zapłaty (art. 6 ustawy o rachunkowości), a składka opłacona z góry za dłuższy okres trafia do rozliczeń międzyokresowych.

Dwie rzeczy dotyczą kadr i płac. Jeżeli część składki pokrywa pracownik i ma być potrącana z wynagrodzenia, potrzebna jest jego zgoda wyrażona na piśmie i odnosząca się do konkretnej należności (art. 91 Kodeksu pracy). Jeżeli firma chce oprzeć benefit na akcie wewnątrzzakładowym, wchodzi regulamin wynagradzania: ustala go pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, mniejszy zakład może go wprowadzić dobrowolnie, a przy zatrudnieniu od 20 do 49 osób trzeba go ustalić, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Zmiana wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania jej do wiadomości zespołu (art. 77(2) Kodeksu pracy). Kalendarz tych dwóch kroków ustawiamy przed startem ochrony, nie po nim.

Kiedy temat jest prosty, a kiedy wymaga przygotowania

Temat jest prostyGrupówka w firmie już działa, a księgowość rozlicza ją od lat. Zmiana zakresu albo ubezpieczyciela nie otwiera tematu podatkowego od nowa
Wymaga przygotowaniaPierwsza taka umowa w firmie, brak regulaminu wynagradzania, plan częściowego finansowania składki przez pracownika, kilka spółek w grupie
Zły momentSzczyt sezonu w firmie, zamknięcie miesiąca w kadrach i płacach, wdrażanie zmian w przepisach płacowych. Temat wraca po tym, jak opadnie kurz
Od czego zacząćZbierz przy jednym stole księgowość, kadry i płace oraz doradcę podatkowego, ustal poziom finansowania składki, a potem zaproś doradcę ubezpieczeniowego do ułożenia zakresu

Czego ten tekst nie rozstrzyga

Nie rozstrzyga niczego dla Twojej firmy i nie jest do tego przeznaczony. Opisuję konstrukcję przepisów i to, jak wyglądają rozmowy o grupówce w zakładach pracy. Kwalifikacja kosztu, sposób rozliczenia i ocena składek ZUS zależą od branży, struktury zatrudnienia i kształtu konkretnej umowy, a rozstrzyga je księgowość razem z doradcą podatkowym.

Interpretacje, na które powołują się artykuły w internecie, chronią wyłącznie tego, kto o nie wystąpił. Są ilustracją stanowiska organu w konkretnej sprawie, nie gwarancją wyniku dla innej firmy. Nie policzę też nikomu oszczędności podatkowej, bo to jest już czynność zastrzeżona dla doradców podatkowych.

Trzecia granica dotyczy samego produktu. Wyjątek kosztowy nie obejmuje ubezpieczeń posagowych i rentowych, a przy umowie z częścią oszczędnościową trzeba osobno sprawdzić warunek pięciu lat bez wykupu i wypłaty z tytułu dożycia. Firma, która wcześniej miała grupówkę i przechodzi do innego ubezpieczyciela, ma jeszcze jedną warstwę do sprawdzenia: ciągłość ochrony pracowników. Opisałem to w tekście o zmianie ubezpieczenia grupowego w firmie.

Moje obserwacje z rozmów w firmach

Pracodawcy prawie nie pytają mnie o podatki

Szczerze mówiąc, przy grupówce podatki i ZUS to temat, który przy mnie prawie nie pada. Powód jest prozaiczny: w większości firm, do których wchodzę, ubezpieczenie grupowe już jest, a księgowość i kadry mają je rozliczone od dawna. Pytanie wraca tylko przy pierwszej takiej umowie w zakładzie pracy i wtedy jest zasadne. Wtedy też mówię, że odpowiedź nie należy do mnie.

Blokadą bywa kalendarz kadr i płac, nie przepis

Kiedy słyszę, że firma nie ma teraz czasu na grupówkę, prawie nigdy nie chodzi o podatki. Chodzi o to, że dział kadr i płac zamyka miesiąc, trwa sezon albo właśnie wchodzą zmiany w przepisach płacowych i ci sami ludzie siedzą po dziesięć godzin, żeby naliczyć wynagrodzenia. To nie jest moment na rozmowę o benefitach. Dobry doradca to poznaje po atmosferze w firmie i sam proponuje inny termin.

Traktuję to jak projekt, nie jak sprzedaż

Przy pierwszej grupówce wraca zwykle jedno zastrzeżenie: „ale to papierologia”. Odpowiadam pytaniem, jak ułożyć proces, żeby każdy dział czuł się z nim komfortowo, i to jest cała różnica. Wstępną ofertę układa się w kilka godzin rozmowy merytorycznej, a przy dobrze rozpoznanych potrzebach zespołu nawet w godzinę. Reszta to ustalenie kolejności kroków, żeby nikt w firmie nie dowiedział się o zmianie z paska wypłaty.

Często zadawane pytania

Czy składka za ubezpieczenie grupowe jest kosztem firmy?

Ustawa zaczyna od wyłączenia, a wyjątek obejmuje umowy dotyczące określonych ryzyk działu I i II, w których uprawnionym do świadczenia nie jest pracodawca, a umowa przez pięć lat wyklucza wykup, zastaw i wypłatę z tytułu dożycia. Wszystkie przesłanki muszą być spełnione łącznie, a ocena konkretnej umowy należy do księgowości i doradcy podatkowego.

Czy pracownik zapłaci podatek od składki opłaconej przez firmę?

Wartość składki finansowanej przez pracodawcę jest przychodem ze stosunku pracy i nie ma dla niej zwolnienia w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakład pracy jako płatnik dolicza ją do podstawy opodatkowania i uwzględnia w rozliczeniu rocznym pracownika.

Kiedy składka nie wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS?

Rozporządzenie składkowe wyłącza korzyści materialne wynikające z układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli pracownik nabywa je za częściową odpłatnością. Oba warunki muszą wystąpić razem, więc przy pełnym finansowaniu przez pracodawcę wyłączenie nie ma zastosowania.

Czy zapis o ubezpieczeniu musi być w regulaminie wynagradzania?

Dla kwalifikacji kosztowej przepis takiego wymogu nie stawia, choć dokumentacja związku wydatku z działalnością bywa przydatna przy ewentualnej kontroli. Zapis w regulaminie jest natomiast elementem konstrukcji wyłączenia ze składek ZUS. To dwie różne sprawy i nie zastępują się nawzajem.

Czy firma dostanie fakturę za ubezpieczenie grupowe?

Firma dostaje comiesięczny dokument rozliczeniowy do polisy, ale bez podatku naliczonego, bo usługi ubezpieczeniowe są zwolnione z podatku od towarów i usług. Zawarcie umowy potwierdza polisa.

Czy pracodawca może potrącić składkę pracownika z wynagrodzenia?

Potrącenie należności na rzecz osoby trzeciej wymaga pisemnej zgody pracownika, odnoszącej się do konkretnej istniejącej należności. Zgodę pracownik może wycofać, dlatego kadry i płace ustalają ten element przed startem ochrony, a nie przy pierwszym naliczeniu wynagrodzeń.

Ile trwa przygotowanie oferty grupowej dla firmy?

Wstępną propozycję układam w kilka godzin rozmowy z osobą, która zna potrzeby zespołu i strukturę zatrudnienia, a przy wysokiej świadomości tych potrzeb wystarcza godzina. Dłużej trwa uzgodnienie wewnątrz firmy: zebranie księgowości, kadr i osoby decyzyjnej przy jednym stole oraz wybór terminu poza szczytem sezonu.

Potrzebujesz pomocy przy grupówce w firmie

Jeżeli zastanawiasz się nad pierwszą grupówką albo masz wrażenie, że obecna umowa nie pasuje do tego, czym Twoja firma się zajmuje, mogę ułożyć zakres pod ryzyka Twojego zakładu pracy i poprowadzić wdrożenie. Potrzebuję struktury zespołu bez danych osobowych i informacji o tym, którą część składki chcesz finansować. Po godzinie rozmowy wiesz, jak wyglądałaby ochrona i co po kolei musi się wydarzyć w firmie. Warstwę podatkową zostawiamy Twojej księgowości i doradcy podatkowemu, a ja siadam z nimi do rozmowy, kiedy trzeba. Jeśli chcesz to omówić, umów się ze mną na rozmowę.

Osobno jedna uwaga do właścicieli mniejszych firm: brak regulaminu wynagradzania ani niewielki zespół nie zamykają tematu. Zakres ochrony da się ułożyć również tam, gdzie pracuje kilka osób, tylko rozmowa wygląda inaczej. Odezwij się i po prostu zapytaj.

To treść edukacyjna o obowiązujących przepisach, nie porada podatkowa. Swoją sytuację potwierdź z księgowym lub doradcą podatkowym.

Może Cię też zainteresować

Podobne wpisy